写年度总结还缺点啥？

Michael · 发表于 2013-8-20 09:34:08

写年度总结还缺点啥？

眼下又到了辞旧迎新的时候，在急切地盼望享受春节长假的幸福之前，相信很多人还得做一件不得不做的事——写个人、部门甚至整个企业的年度总结。经过职场磨练的人都知道：一份高质量的年度总结，能够帮助业绩不佳者“大事化小、小事化了”；能够帮助业绩平平者“化平凡为神奇”；能够帮助业绩出色者“画龙点睛、脱颖而出”。反之，任凭你当年有多辛苦，也难保老板能对你做出令你满意的年终评分。

根据敝人的浅见，写年度总结的成功关键至少有两点：

一是“客户导向”。你写的年度总结的客户就是你的上司。因此，必须了解阅读年度报表的老板是谁，他具备什么的知识，他需要得到什么样的信息，他对什么会比较感兴趣。然后再以此为指导开始整体策划。

二是“用数据说话”。现在的领导一般都已经具备了这样的意识，哪怕他对数据分析不太精通，所以说，没有数据是万万不能的，但与此同等重要的是表现数据的方式方法也要因人而异，通用的原则是越是面向高层越要简单形象。

我们还是通过三种不同的、典型的年度总结形式来看看如何才能实现这两个要点。

第一种：纯文字型

我们部门今年很辛苦，大家都很努力，产品的交付期明显缩短。

很明显，这种表达方式是非常苍白无力的。我们自已觉得很有成就感，但领导不一定会马上认可，交付期缩短是真的吗？真的是他们辛苦努力的成果吗？如果领导有了这些疑问，你的总结就会打上一个很大的折扣。所幸的是，能够发现这种问题的人越来越多了。

第二种：文字+数字型

我们部门今年很辛苦，大家都很努力，与去年同期相比，产品的交付期减小，经t检验分析发现，t值=-4.5576，P值<0.0001,说明交付期的缩短是显著的。具体数据可参见以下表格。

初看一下，有人可能会觉得上述表达方法非常专业、非常科学，一定会赢得领导的青睐，但实际上很可能得不到期望的嘉奖。原因很简单，你已经忘了“客户”是谁了！试想一下：高层老板有几个懂得什么叫t值，什么叫P值？他会有时间、有耐心地逐一去看你提供的原始数据吗？因此，强烈建议各位，尤其是有深厚工程技术背景的朋友千万不要做这种吃力不讨好的事啦。

第三种：文字+数字+图形型

我们部门今年很辛苦，大家都很努力，产品的交付期由去年的平均15.06天大幅度缩短到今年的平均9.83天明显缩短。具体可参见以下图形和表格。

这种量化表达方式与前一种最大的区别是首先用两个汇总性的数据来阐述观点，然后用一张直观同时又很专业的统计图形来说明这个观点，最后还有相关的原始数据附在后面，这时数据的效果就立刻凸现出来了。领导看到这个案例后,常常有一种感觉：原来交付期的改进真的很大啊,嗯,你们的功劳大大的……一旦领导有了这样的印象，那你的年终奖就不会少了。

总之，一篇好的年度报告就是要将适当具有煽情作用的形容词与栩栩如生的数据表达方式相结合，使总结看起来有血有肉，也让审阅的领导有想象空间和认知空间了

当然，要做到这点也不是一件简单的事。俗话说得好：工欲善其事，必先利其器。虽说现在的Office软件也已经可以做一些诸如饼图、点图、柱状图等等的基本统计图表，但是如果想使你的年度总结有一个质的飞跃，那还得借助于更加成熟和专业的统计分析软件。

其中首屈一指的当属源于全球最大的统计分析软件与服务公司SAS的桌面型交互式探索分析工具JMP软件。它能够支持40类以上的图形制作，其中既包括像直方图、箱线图、帕累托图等常规模式的图形，也包括向拼花图、平行图、泡泡图等适用于特定场合的图形，其可编辑性、色彩丰富程度、三维立体效果以及动态逼真效果等等都不逊色于一般的制图软件，同时还具备了更强大的描述汇总和推断预测的数据分析功能。上文中的那张包含置信菱形图和比较环图的专业统计图形就是JMP也只有JMP才能完成的。

最后，衷心希望各位不要再被一年一度的年度总结所困扰，年度总结一定会成为你的“雪中送炭、锦上添花”的朋友，恭祝各位一年来的辛苦工作能够有所回报，来年更加意气风发、牛气冲天！